Wybór procesu do automatyzacji jest kwestią kluczową w kontekście całości przedsięwzięcia, jakim jest udana implementacja robotów w technologii RPA. Prawidłowa analiza procesu biznesowego ma istotny wpływ na sukces projektu.

Krytyczna ocena potencjału automatyzacji a powodzenie projektu

Jednym z ważniejszych czynników, który ma wpływ na powodzenie projektów robotyzacyjnych, jest umiejętność oceny potencjału automatyzacji. Faza wyboru procesu staje się obecnie  jednym z najbardziej newralgicznych momentów w trakcie wdrażania RPA, dlatego też warto skupić uwagę na właściwym podejściu do jej realizacji.  

Różne kryteria oceny

W ciągu ostatnich lat wielu dostawców technologii i wiele firm zajmujących się implementacją RPA  prezentowało podejście do analizy potencjału automatyzacji procesów w oparciu o kryteria, których spełnienie zakłada maksymalną efektywność robotyzacji. Pojęcie efektywności należy w tym wypadku rozumieć jako osiągnięcie maksymalnie dużych oszczędności czasu pracy  wynikających z automatyzacji danego procesu w stosunku do kosztów jej wdrożenia.

W ocenie należy również mieć na uwadze aspekt jakościowy zautomatyzowanego procesu. W niektórych przypadkach dominującym czynnikiem staje się wzrost jakości procesowania (minimalizacja błędów pojawiających się w trakcie wykonywania danego zadania).

Same wskaźniki oceny wynikają głównie z ograniczeń dostępnych narzędzi oraz samej technologii, a także uwzględniają aspekt ekonomiczny całego przedsięwzięcia. Określając kryteria doboru, należy pamiętać, na jakich fundamentach została zbudowana  koncepcja technologii zrobotyzowanej automatyzacji procesów i na jakie potrzeby biznesowe jest odpowiedzią.

RPA stara się uwolnić pracownika od żmudnych, monotonnych i powtarzalnych czynności, niewymagających kreatywnego myślenia. Z technicznego punktu widzenia, technologia ta jest stosunkowo tanią i łatwą w implementacji metodą integracji różnych środowisk informatycznych wykorzystywanych w ramach danego procesu. Nie wymaga ona bezpośredniej ingerencji w systemy, operując jedynie na warstwie interfejsu użytkownika. Jest to szczególnie przydatne przy pracy w starych środowiskach opartych o systemy określane jako Legacy.

Mając na uwadze wszystkie te wyróżniki RPA, kryteria oceny procesu można podzielić na trzy główne kategorie:

• kryteria wynikające z samej charakterystyki procesu,
• kryteria wynikające z możliwych korzyści osiągniętych poprzez automatyzację
• kryteria wynikające z potencjalnych wyzwań  mogących pojawić się na etapie tworzenia rozwiązania automatyzacyjnego

Kryterium 1. Charakterystyka procesu

Pierwsza grupa kryteriów wynika bezpośrednio ze ścieżki procesowania danego zadania. Procesy nadające się do robotyzacji cechują się jasno zdefiniowanymi regułami ich wykonywania. Należy pamiętać, że tworzone roboty nie mają możliwości samodzielnego podejmowania decyzji – realizują one jedynie zaprogramowane algorytmy postępowania i każda niespodziewana sytuacja, która wyniknie w trakcie ich działania, uniemożliwi prawidłowe wykonanie procesu. Istotne staje się zatem jasne i czytelne określenie ścieżek postępowania w maksymalnej liczbie wariantów, a procesy mające ich niewiele szczególnie nadają się do automatyzacji w pierwszej kolejności.

Kryterium 2. Możliwe zyski z automatyzacji

Kolejna kategoria kryteriów określa  potencjał automatyzacyjny procesu z punktu widzenia maksymalizacji korzyści oraz oszczędności płynących z wdrożenia RPA. Do automatyzacji należy wybierać procesy o dużym stopniu pracochłonności, w których realizację było dotychczas zaangażowanych wielu pracowników. Robotyzacja takiego procesu pozwoli na ograniczenie wpływu błędów ludzkich na końcowy efekt pracy, a także umożliwi przesunięcie pracowników do wykonywania bardziej angażujących i rozwijających zadań. Innym ważnym czynnikiem wpływającym na końcową korzyść wynikającą z robotyzacji jest liczba zadań wykonywanych regularnie w ramach danego procesu. Technologia RPA pozwala na przyspieszenie czasu wykonywania pojedynczej operacji, a w przypadku dużego wolumenu przekłada się to bezpośrednio na zauważalne oszczędności czasowe.

Poza potencjalnym zyskiem czasowym należy również poddać analizie kwestie związane z jakością dotychczasowego sposobu przetwarzania. Procesy, w których pojawiają się błędy wynikające z niepoprawnego wprowadzenia danych bądź też wpływu szeroko pojętego czynnika ludzkiego, są dobrymi kandydatami do automatyzacji. Robotyzacja za pomocą narzędzi RPA pozwala na minimalizację tego typu błędów, a w efekcie eliminuje czas przeznaczony dotychczas na potencjalne korekty.

Kryterium 3. Potencjalne problemy

Ostatnia grupa kryteriów opiera się o analizę procesów pod kątem możliwych wyzwań, które mogą wyniknąć w trakcie wdrożenia rozwiązań z wykorzystaniem narzędzi RPA.

Istotnym zagadnieniem w tym przypadku stają się kwestie związane z formatem dostarczanych informacji. Proces nadający się do automatyzacji powinien bazować na dobrze ustrukturyzowanych danych, stabilnych w czasie. Zaleca się, aby przekazywane informacje były zapisywane w stałym formacie, z wykorzystaniem określonych wcześniej szablonów. Przykładowo, dane wejściowe przechowywane w arkuszach kalkulacyjnych powinny być zawsze przechowywane w tych samych kolumnach bądź wierszach. Każdy dodatkowy wariant zapisu powoduje konieczność konfiguracji dodatkowych ścieżek procesowania w ramach projektowanego bota, co wydłuża czas tworzenia rozwiązania oraz zwiększa koszty wdrożenia. Co więcej, w niektórych przypadkach odczyt i przetwarzanie informacji, zapisywanych w postaci na przykład pisma ręcznego, może okazać się nieefektywny lub wręcz niemożliwy do wykonania. Problemy te nie dotyczą jedynie arkuszy czy skanów dokumentów – podobne procedury obwiązują w przypadku innych źródeł danych, takich jak na przykład wiadomości e-mail, strony internetowe czy zewnętrzne aplikacje. W trakcie analizy należy również rozważyć kwestie wynikające z charakteru przetwarzanych informacji: może okazać się, że w trakcie procesowania wykorzystywane są tak zwane dane wrażliwe (osobowe). Wymagają one szczególnej uwagi – w ramach wdrażanej automatyzacji konieczne jest spełnienie wszystkich obowiązujących wewnątrz przedsiębiorstwa wymagań dotyczących poufności i przetwarzania danych.

Nie tylko wskaźniki ilościowe

Na bazie przedstawionych wskaźników oceny pojawiło  się kilka różnych koncepcji podejścia do analizy potencjału automatyzacyjnego procesów. Coraz bardziej popularne staje się wykorzystywanie przygotowanych wcześniej arkuszy oceny, w których szacuje się potencjalne korzyści wynikające z automatyzacji na podstawie szeregu kryteriów, przyporządkowując im wartości liczbowe – suma punktów pozwala na klasyfikację procesów. Problemem tego podejścia jest fakt, że często kryteria oceny opisywane są w sposób jakościowy, a nie ilościowy, co znacząco utrudnia odpowiednią klasyfikację. W ostatecznej ocenie zatem trudno opierać się jedynie na sumarycznym wyniku punktowym, gdyż liczby nie zawsze oddają faktyczny potencjał danego procesu. Arkusze oceny stanowią więc bardzo użyteczne narzędzie do szacowania możliwości robotyzacji, ale nie należy uzależniać końcowej oceny jedynie od ich wyniku.

Reguła pięciu

Bardzo ciekawym podejściem do problemu wyboru procesu do robotyzacji jest tzw. „reguła pięciu” zaproponowana przez analityka firmy Forrester Research, Craiga Le Claira. Pisze on w swoim raporcie, że do automatyzacji najlepiej nadają się procesy spełniające trzy proste reguły, oparte o cyfrę 5. Robotyzowane procesy powinny zawierać w sobie maksymalnie 5 punktów decyzyjnych, w swoim działaniu wykorzystywać maksymalnie 5 systemów, a jednorazowe przejście całego algorytmu procesowania powinno zamknąć się w 500 kliknięciach. Zbiór tych prostych zasad ma na celu odrzucenie procesów zbyt skomplikowanych do realizacji za pomocą narzędzi RPA. Takie podejście do analizy uwzględnia jednak jedynie ograniczenia technologii, pomijając aspekty związane z korzyściami płynącymi z robotyzacji. Niestety takie podejście może mieć wpływ na odrzucenie  procesów, które z biznesowego punktu widzenia są bardzo dobrymi kandydatami do automatyzacji.

Duża rola ekspertów

Rozważając różne podejścia do analizy, nie sposób nie wspomnieć  o znaczącej roli ekspertów. Są oni głównym źródłem informacji na temat ocenianych procesów i to od ich wiedzy oraz zaangażowania zależy, czy zebrane dane zgadzają się ze stanem faktycznym oraz czy końcowe efekty analizy okażą się owocne. Skuteczna komunikacja pomiędzy zespołem wdrożeniowym a ekspertami procesów jest fundamentem efektywnej implementacji robotyzacji.

Podsumowanie – kombinacja różnych podejść

W tym momencie nie istnieje jedna słuszna ścieżka analizy. Kwestia wyboru procesu jest zagadnieniem złożonym, które ma strategiczny wpływ na końcowe korzyści i nie można rozwiązać go wyłącznie za pomocą prostej tabeli bądź też krótkiego kwestionariusza. Głównym problemem, z którym zderzają się zespoły wybierające procesy do automatyzacji, jest fakt, że kryteria wyboru nie dają nam jednoznacznej odpowiedzi o tym, czy dany proces nadaje się do robotyzacji. Nie można wytyczyć jasno określonych limitów, których spełnienie gwarantować będzie pomyślne wdrożenie RPA – problematyczne jest też porównywanie do siebie różnych procesów pod względem ilościowym. Przykładowo, to, że jeden proces jest wykonywany dotychczasowo przez 50 osób, a drugi przez 10 nie zawsze musi oznaczać, że wybór pierwszego będzie korzystniejszą decyzją. Na całość należy patrzeć kompleksowo, skupiając się zwłaszcza na potencjalnych wyzwaniach, które mogą wpłynąć na końcowe efekty. Aby osiągnąć sukces, analiza powinna wykorzystywać kombinację różnych podejść oraz koncepcji wyboru, przy czym w ostatecznym rozrachunku największy wpływ na końcowy efekt będzie miało doświadczenie zespołu wdrożeniowego RPA, rozpatrującego potencjał automatyzacyjny w danym przedsiębiorstwie.

Maciej Roszkowski – Intelligent Automation Specialist w Onwelo. Zajmuje się automatyzacją procesów biznesowych oraz zagadnieniami związanymi z inteligentnym przetwarzaniem dokumentów.