Pandemia COVID-19 wywołała kryzys, którego rozmiaru i zakresu nikt wcześniej nie mógł sobie wyobrazić. Co więcej, jest on bardziej dotkliwy niż większość dotychczasowych – doprowadził do rewolucji na niespotykaną dotąd skalę, zatrzymując niemal cały biznesowy świat i stwarzając nie lada wyzwania dla organizacji. Pomimo braków kadrowych, spadających obrotów oraz kolejnych ograniczeń wprowadzanych przez rządy nadal muszą one świadczyć swoje usługi na dotychczasowym poziomie. Wiele z nich niestety nie miało okazji wcielić swoich planów utrzymania ciągłości biznesowej (business continuity plan, BCP) w życie, a potrzeba ich  posiadania okazała się istotna jak nigdy wcześniej.

Czym są plany utrzymania ciągłości biznesowej?

Planowanie utrzymania ciągłości biznesowej (BCP) to proces związany z tworzeniem systemu zapobiegania potencjalnym zagrożeniom oraz radzenia sobie z nimi. Dobrze zaplanowany plan BCP zapewnia ochronę kluczowych procesów biznesowych oraz możliwość sprawnego ich funkcjonowania w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń. BCP jest zazwyczaj opracowywany z wyprzedzeniem i polega na zdefiniowaniu wszystkich rodzajów  ryzyka, które mogą wpłynąć na działalność firmy, co czyni go ważną częścią strategii zarządzania ryzykiem w organizacji. Ryzyko to może obejmować wszelkie sytuacje, które mogłyby w sposób nieprzewidziany i nagły zaburzyć normalne funkcjonowanie firmy. Pandemia COVID-19 po raz pierwszy zderzyła firmy z sytuacją w kontekście BCP, w której nie chodzi o problemy z działaniem systemów informatycznych, ale o brak dostępności pracowników, którzy mogliby je obsługiwać. W tym miejscu z pomocą idzie technologia RPA (Robotic Process Automation).

Czym jest RPA?

RPA to technologia automatyzacji procesów biznesowych przy użyciu specjalnych narzędzi i algorytmów – powierzenie powtarzalnych, rutynowych i czasochłonnych czynności programowalnym botom. Bot naśladuje ludzkie działania – operuje danymi, komunikuje się z systemami i aplikacjami oraz podejmuje decyzje w ramach zadanej mu logiki biznesowej. Pozwala to zaoszczędzić tysiące godzin „żywej” siły roboczej, którą organizacja może przeznaczyć na zadania bardziej zorientowane na klienta oraz przynoszące jej większą wartość dodaną.

Jakie korzyści przynosi RPA w kontekście planowania i realizacji BCP?

W obecnych, bez wątpienia trudnych czasach rozwiązania cyfrowe są doceniane bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. Korzyści związane z implementacją RPA są oczywiste i powszechnie znane, niektóre z nich są jednak szczególnie istotne w kontekście wprowadzania i realizacji planów BCP.

RPA jest narzędziem, które zastępuje człowieka, a nie tylko go wspomaga

W przypadku branż, które doświadczyły gwałtownej fluktuacji działalności przy jednoczesnej redukcji etatów, uwolnienie pracowników od przyziemnych i powtarzalnych zadań oznacza, że ​​mogą skoncentrować się oni na czynnościach bardziej zorientowanych na klienta, wymagających podejmowania decyzji, przynosząc większą wartość dodaną swojej organizacji. Ponadto praca w domu stała się normą, a panująca obecnie sytuacja wymusiła większą samoobsługę – klienci uzyskali dostęp do narzędzi online, aplikacji oraz call centers. Aby zachować ciągłość biznesową w okresie pandemii, organizacje używają automatyzacji do wspierania zdalnego dostarczania usług, a także do tworzenia elastycznego środowiska pracy.

Dostępność kluczowych procesów

Ryzyko niewystarczającej liczby FTE do ręcznego przeprocesowania wolumenu może mieć znaczny wpływ na czas przywracania usługi podczas funkcjonowania planu BCP. Wykwalifikowana siła robocza, w przeciwieństwie do programowego bota, może potrzebować czasu na zrozumienie logiki procesu bądź nie być w ogóle dostępna. Natomiast uprzednio zaprogramowany bot nie potrzebuje czasu na wdrożenie, nie choruje, nie korzysta z przywilejów wynikających z prawa pracy oraz może pracować przez całą dobę.

Wdrożenie RPA to oszczędność czasu

Zaprogramowanie bota trwa zdecydowanie krócej niż wyszkolenie etatowego pracownika i pozwala na natychmiastowe zwiększenie zdolności operacyjnej. Ponadto RPA jest warstwą operującą na istniejącym już frameworku lub aplikacji – nie są konieczne żadne zmiany w istniejącym procesie, przepływie informacji oraz w integracji działających już środowisk.

Jakie korzyści może przynieść RPA w przyszłości?

Ryzyko wystąpienia w przyszłości kolejnych kryzysów wywołanych epidemią jest niestety nadal wysokie. Wdrożenie RPA pomoże wzmocnić plany BCP, zmniejszyć ryzyko wystąpienia szkód, a także zminimalizować skutki zdarzeń, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Historia uczy nas również, że rozwiązania stworzone w trudnych czasach doskonale sprawdzają się w tych lepszych. Kiedy takie już powrócą, boty nadal będą zajmować się żmudnymi, powtarzalnymi i przewidywalnymi czynnościami, procesy biznesowe będą szybsze, bezpieczniejsze, dokładniejsze, a żywy personel będzie zaangażowany w ambitne i przynoszące więcej korzyści działania.

Arkadiusz Jakubowski – programista / analityk RPA w Onwelo. Posiada doświadczenie w branży bankowej i księgowej, a obecnie zajmuje się automatyzacją procesów biznesowych. Prywatnie jest zainteresowany nowinkami technologicznymi, muzyką oraz programowaniem.