Prowadzenie projektów to w pewnym sensie sztuka. Z jednej strony na rynku są doświadczeni ludzie, a dostęp do informacji, również tej specjalistycznej, jest bardzo łatwy. Są metodyki, szkolenia i wreszcie organizacje, które pomagają zbudować profesjonalną usługę PMO w organizacjach, czy to po stronie klienta, czy też dostawcy, co w efekcie ma przynieść porządek w projektach. Z drugiej strony jest statystyka. Całkiem znaczna liczba projektów informatycznych nie kończy się w zakładanym czasie i nie mieści się w budżecie, a efekt jest zupełnie inny od spodziewanego.

„Dlaczego akurat nas to spotkało?”

To pytanie zadaje sobie niejeden menedżer IT, którego projekt nie zakończył się sukcesem. Po pierwsze projekt to nie jest loteria. Projekt to szereg działań zaplanowanych w czasie, które kończą się unikalnym rezultatem prac, np. wdrożeniem systemu finansowo-księgowego, stworzeniem aplikacji mobilnej, a efekt tych prac jest mierzalny. Na codzienność kierownika projektu składa się operowanie różnego rodzaju dokumentami, w których jest mowa o określonym prawdopodobieństwie zdarzeń ujętym np. w rejestrze ryzyka, co jest częścią planowania i kontroli. Pozwala to na przewidywanie zdarzeń oraz daje pole do efektywnego zarządzania. Obwinianie więc siły wyższej o złą wolę skierowaną w naszą stronę jest próbą usprawiedliwienia własnego nieskutecznego działania.

W życiu nic się samo nie udaje

W książce „Pełna moc życia” ceniony przeze mnie autor podkreśla brak zrozumienia słowa „udaje się”, podając przykłady niewłaściwego użycia tego zwrotu. W pełni się z tym zgadzam, bo jak pisze autor książki, słowo to sugeruje, że sprawstwo jest po stronie kogoś innego, a nie naszej. A przecież to my, naszymi rękami, robimy projekty i zmieniamy działanie naszych biznesów, przełamujemy stereotypy i rozwijamy nowe gałęzi przemysłu.

Projekty SAP

Na przestrzeni lat, kiedy to miałem przyjemność prowadzić i uczestniczyć w różnych projektach wdrożenia i rozwoju systemu SAP, zrozumiałem, że projekty SAP to nic, czego trzeba się obawiać. Nie są to może równania z jedną zmienną, używając symboliki matematycznej, ale równania różniczkowe, które też można zrozumieć, sprawnie rozwiązywać, a nawet się w nich specjalizować. Dobrze zaplanowane, przemyślane i z dyscypliną prowadzone projekty SAP niekoniecznie musi wiązać się z ogromnymi kosztami, mozolnym wdrożeniem, harmonogramem rozpiętym na kilka lat. Poniższa lista zawiera podstawowe elementy, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania projektu wdrożenia SAP.

1. Cele i wymagania biznesowe

Rozpoczynając projekt, oba te obszary muszą być przeanalizowane, wyniesione na sztandary i przede wszystkim, rozróżniane. Wiele firm ma problem z tym, aby precyzyjnie określić wymagania biznesowe i cele biznesowe, często myląc te pojęcia. Dobrze wykonane zadanie pozwala w kolejnych krokach łączyć zgłaszane w trakcie projektu wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne z celami i wymaganiami biznesowymi. Taki zapis stanowi dobrą podstawę do rozmów o zakresie projektu na każdym etapie jego prowadzenia.

2. Strategia IT

Po pierwsze musi istnieć. Musi również zakładać takie rzeczy jak: umiejscowienie systemu SAP w infrastrukturze IT, punkty integracyjne z pozostałymi systemami, politykę bezpieczeństwa itd. Wdrożenie systemu, jakiegokolwiek, bez wcześniejszego ujęcia tego w strategii IT rodzi spore wyzwania w trakcie projektu i po jego zakończeniu.

3. Dostępność zasobów wewnętrznych

Projekty wdrożenia systemów ERP nie dzieją się rękami dostawcy. O ile ten sprawnie potrafi skonfigurować system i przeprowadzić szkolenia, to zawsze w procesie musi uczestniczyć w jakimś stopniu zespół wdrożeniowy po stronie klienta.

4. Zarządzanie zmianą

Nie chodzi tu o zarządzanie zmianą w sensie technicznej operacji zatwierdzania zakresu. Chodzi o najbardziej niedoceniany aspekt projektów, który tak jak wdrożenie SAP, zmienia codzienność w niemal całej organizacji. W zasadzie mogę powiedzieć, że tam, gdzie ten element był ujęty w projekcie, zawsze projekt kończył się sukcesem. Bez tego elementu projekt zawsze cechował się brakiem zaangażowania osób po stronie klienta, oporem do zmiany stanu obecnego itd. Wynika to zawsze z braku zrozumienia przyczyn działania, braku wyraźnego określenia celu, do którego dąży firma poprzez ten projekt, wyznaczenia i umocowania liderów zmiany, a przede wszystkim z braku jasnego komunikatu pochodzącego od kardy wysokiego szczebla, który mówi o tym, że ten projekt to ważna rzecz i każdemu zależy, aby to zrobić, że to jest to, co pozwoli firmie się rozwijać.

5. Plan projektu

Niby oczywiste, a jednak. Sporo projektów toczy się bez planu, albo ten znany jest jednej osobie, która w zaciszu pokoju przygotowuje zestawienia, raporty i sprawdza postęp. Plan projektu powinien być prosty, przejrzysty, dostępny i zrozumiały dla każdego.

6. Zaangażowanie

Czy można osiągnąć wielkie rzeczy bez zaangażowania? Historie wielkich ludzi, udanych projektów czy inicjatyw, które zmieniły oblicze firm, dowodzą, że bez zaangażowania nie osiągniemy celu. Wiele organizacji myli zaangażowanie z poświęceniem, a taki komunikat zawsze rodzi pewne wątpliwości. Zaangażowanie oraz dyscyplina w działaniu muszą pozostać elementami, które charakteryzują codzienne działanie.

Dostawca

Ogromną rolę w skutecznym prowadzeniu projektu odgrywa dostawca. Wybór dostawcy często odbywa się w sposób proceduralny. Nie ma w tym nic złego, pod warunkiem, że przyjęte kryteria wyboru są dobrane do specyfiki wdrożeń rozwiązań zintegrowanych.

Kluczowymi elementami, na które trzeba zwrócić uwagę podczas wyboru dostawcy, są:

• Przejrzysty i zabezpieczający obie strony wzór umowy. Ten dokument powinien być z reguły partnerskim ujęciem działań projektowych.
• Doświadczenie dostawcy w prowadzeniu projektów IT, projektów wdrożenia systemów zintegrowanych, szczególnie kluczowego personelu, który będzie wyznaczał ton w projekcie.
• Doświadczenie dostawcy w obszarach integracji rozwiązań IT. Wdrożenie systemu zintegrowanego nie zawsze oznacza umieszczenie wszystkich procesów w jednym rozwiązaniu. Zawsze jest mowa o większej lub mniejszej potrzebie integracji systemu ERP z elementami obecnej infrastruktury.
• Bardzo dobre zrozumienie przez dostawcę branży klienta i działających w nim procesów. Warto wybrać dostawcę, który przeprowadził kilka projektów w danej branży lub branży, która ma bardzo zbliżoną charakterystykę. Warto sięgać po dostawców, którzy rozumieją rynek lokalny, bo ten cechuje się swoimi wymaganiami prawnymi.

Onwelo SAP Business Unit

Na przestrzeni lat firma Onwelo zdobyła bardzo bogate doświadczenie w różnych branżach. Szeroki wachlarz usług, bogate doświadczenie, a jednocześnie ugruntowana pozycja na rynku rozwiązań IT pozwoliły nam na kolejny ruch, tj. na poszerzenie portfela usług o rozwiązania SAP.

Onwelo jest jedną z pierwszych firm w Polsce, która zdecydowała się oprzeć swój biznes na systemie SAP HANA. Dzięki temu wdrożeniu przekonaliśmy się o niezawodności platformy, co wpłynęło na decyzję dotyczącą włączenia jej do naszej oferty. Połączenie tego doświadczenia z kompetencjami naszych specjalistów oraz z bogatym portfolio firmy pozwala nam na zaadresowanie kompleksowej usługi wszystkim tym, którzy szukają niezawodnego i ambitnego partnera SAP.

Projekty i środowisko pracy

Onwelo jest firmą, która prowadzi ciekawe projekty w nowoczesnych technologiach dla klientów na rynku polskim, europejskim i w Stanach Zjednoczonych. Zdobywamy kolejne rynki i chętnie wchodzimy w nowe obszary.

Onwelo to również nowoczesne środowisko pracy, które tworzone jest przez pracowników. Zachęcamy do zapoznania się z prowadzonymi rekrutacjami.

Mirosław Sołowiej – SAP Business Unit Director w Onwelo, doświadczony menedżer projektów IT, entuzjasta rozwiązań w chmurze. Prowadził z sukcesem wiele międzynarodowych projektów SAP w branży telekomunikacyjnej, motoryzacyjnej, przemyśle, w branży medialnej, usługowej oraz chemicznej. Absolwent Politechniki Rzeszowskiej oraz programu Executive MBA w Sztokholmskiej Szkole Biznesu.