W systemie SAP, w zależności od wersji, mamy do dyspozycji kilka możliwości rejestracji naszych kontrahentów. W systemie ECC funkcjonowało pojęcie dostawcy i odbiorcy, którzy zostali opisani w nowszych wersjach systemu jako Business Partnerzy (BP). Bez względu na wersję systemu, ważne jest to, aby rozwiązanie spełniało wymagania regulacyjne wprowadzone przez Ministerstwo Finansów.

Zmniejszenie luki podatkowej VAT

Biała lista oraz sprawdzanie statusu VAT kontrahentów – to mechanizmy związane z podatkiem VAT, które mają systemowo działać na rzecz zmniejszenia luki podatkowej. Możliwość sprawdzania partnerów biznesowych w rejestrach jest możliwe od 1 września. Sankcje związane z brakiem wykonywania tych czynności będą jednak obowiązywały dopiero od 1 stycznia 2020 r.

Wykaz informacji o podatnikach VAT, który ma pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów zastąpił dotychczas funkcjonujące listy podatników:

• zarejestrowanych i niezarejestrowanych
• wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT

Na czym polega biała lista?

Sprawdzanie podatnika w rejestrze białej listy jest wykonywane w dwóch etapach. Pierwszy – następuje w momencie przygotowania propozycji płatności. Zapisane konta kontrahentów są sprawdzane w rejestrze, czego wynikiem jest informacja o statusie, która wpływa na zablokowanie przelewu. Odpowiednie informacje audytowe są zapisywane w systemie SAP. Drugi etap następuje w momencie uruchomienia przebiegu płatności, czego wynikiem jest np. wygenerowanie pliku wsadowego do banku (ELIXIR). Poniższy diagram pokazuje proces sprawdzania.

 

Rysunek 1. Proces sprawdzania podatnika w rejestrze białej listy

Rozwiązanie w obszarze białej listy od Onwelo

W systemie SAP, w części dedykowanej do wykonywania płatności, przygotowaliśmy rozszerzenie umożliwiające sprawdzanie, czy rachunek bankowy kontrahenta występuje na białej liście.

Rozwiązanie białej listy umożliwia:

• sprawdzenie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT
• uzyskanie potwierdzenia numeru rachunku bankowego, na który powinna zostać zrealizowana płatność dla kontrahenta
• zapisanie danych audytowych, tj. każdego odpytania serwisu ministerialnego wraz z wynikiem tego zapytania

Co z obowiązkiem sprawdzania statusu VAT kontrahentów?

Biała lista zastąpiła rejestr podatników VAT, w sensie technicznym. Jedną z informacji, które możemy uzyskać z serwisu białej listy, jest ta o statusie kontrahenta w rejestrze VAT. Nie znaczy to jednak, że obowiązek sprawdzania znika. Jest on wciąż aktualny i ominięcie tej czynności może nieść za sobą spore problemy.

Brak rozwiązania systemowego może skutkować następującymi konsekwencjami:

• sankcje związane z nieuprawnionym odliczeniem podatku naliczonego, zastosowanie stawki 0% dla WDT czy zastosowanie mechanizmu odwrotnego obciążenia
• straty finansowe

VATchecker – rozwiązanie w obszarze sprawdzania statusu kontrahenta od Onwelo

W Onwelo przygotowaliśmy rozwiązanie, które usprawni proces sprawdzania kontrahenta w rejestrze VAT. Jest on realizowany na dwa sposoby. Pierwszy polega na odpytaniu serwisu na żądanie. Drugim mechanizmem jest wykonanie sprawdzenia masowego dla kontrahentów celem uzyskania informacji o statusie i buforowanie tej informacji na okres kolejnych 24 h.

Poniższy diagram pokazuje zasadę działania serwisu.

Rysunek 2. Proces sprawdzania statusu VAT

System wykonuje weryfikację numeru NIP względem rejestru VAT w dwóch momentach:

• zapisania lub zmiany danych podstawowych kontrahenta (business partner lub dostawca)
• rejestracji dokumentu księgowego (np. faktury)

System SAP przechowuje również historię zapytań, co może mieć znaczenie w przypadku rozwiązywania potencjalnych niejasności lub sporów.

Rozwiązania przygotowane przez zespół Onwelo cechują się elastycznością i wspierają różne wersje systemu SAP, zarówno system S/4HANA, jak i poprzednią wersję – SAP ECC.

Mirosław Sołowiej –  menedżer zespołu Onwelo dostarczającego rozwiązania na platformie SAP. Entuzjasta rozwiązań w chmurze, wieloletni menedżer projektów SAP z doświadczeniem w branżach: automotive, telekomunikacyjnej, chemicznej oraz retail.